No hay escasez de hacks para casi todo, pero siempre presto atención a los últimos consejos de productividad. Especialmente cuando tienen que ver con la pérdida de productividad número uno: el correo electrónico.
Laura Mae Martin, Asesora Ejecutiva de Productividad en Google (su trabajo es compartir conocimientos / consejos con otros Googlers sobre el aumento de la productividad), recientemente compartió sus 10 mejores consejos de administración de correo electrónico sobre la Palabra clave de Google.
1. Reducir el número de notificaciones.
Configura bloques de tiempo para cuando ingreses al correo electrónico, pero no te abrumes con notificaciones constantes. En tu teléfono, puede configurar notificaciones para un conjunto selecto de correos electrónicos, por ejemplo, de tu jefe, por ejemplo. Esto ayuda a maximizar la priorización y minimizar las distracciones.
Como empresario, he optado por una política de no notificación para ser eficaz al proteger mi tiempo de pensamiento / creación.
2. Responda dentro de las 24 horas, aunque solo sea para registrarse.
La idea es evitar recibir otro correo electrónico de seguimiento de un compañero de trabajo. Martin recomienda responder con «Hola, recibí este correo electrónico, ¡pero no lo recibiré hasta más tarde esta semana!» como una excelente manera de establecer expectativas y mostrarles que estás en ello.
3. Cierre su correo electrónico varias veces al día.
Esto te ayuda a evitar la tendencia a comprobarlo constantemente (lo cual es difícil de evitar cuando la bandeja de entrada te está mirando). Hace que volver a participar en el correo electrónico sea un ejercicio más intencional y puede ayudarlo a bloquear el tiempo de pensamiento profundo.
Cierro mi correo electrónico cuando termino de revisarlo e incluso mantengo un recuento en una nota post-it de cuántas veces estoy volviendo a abrir la pestaña de correo electrónico (intento limitar de 3 a 4 veces por día, así que claramente todavía tienen un camino por recorrer).
4. No hagas clic en un correo electrónico más de dos veces.
Haz clic una vez, léelo, etiquetarlo / etiqueta su acción futura, luego haz clic nuevamente en el solo cuando esté listo para responder el correo electrónico.
5. Piense en clasificar, leer y responder correos electrónicos como tres actividades separadas.
Como dice Martin, «La mayoría de las personas rebotan entre clasificar un correo electrónico para leer más tarde, leer uno, responder y repetir. Perdemos tanta energía cambiando entre estas actividades. En vez de eso, pregúntate a ti mismo ‘ahora mismo estoy clasificando todo’. Luego, cuando hayas terminado, lee todo lo que necesitas leer «.
6. Manten los correos electrónicos que requieren acción, elimine el resto (o archívelos).
No hacer esto es una oportunidad perdida para un sentido de logro. Ser estricto para determinar si realmente necesita tomar medidas en cualquier correo electrónico. Encuentro que cuando dejo mi bandeja de entrada atestada de correos electrónicos que simplemente no he eliminado todavía, me da indicios innecesarios (y equivocados) de temor que tengo mucho que hacer.
7. Eleva tu bandeja de entrada.
Esto significa asegurarse de que cada pieza de comunicación que llega a su bandeja de entrada sea digna del tiempo necesario para atenderla. Para ayudarlo, Martin dice: «Puede crear filtros para que ciertos correos electrónicos» omitan su bandeja de entrada «y no aparezcan como nuevos correos electrónicos. Por ejemplo, si recibe muchos boletines de correo electrónico, configure un filtro con» Tiene el palabras: anular la suscripción ‘: ahora, esos correos electrónicos no lo distraerán, pero puede buscarlos más tarde «.
8. Separe leer de correos electrónicos no leídos.
Combinar ambos es simplemente confuso e ineficiente. Martin dice que los nuevos correos electrónicos deben aparecer en una sección y los correos electrónicos que ya ha leído y requieren una acción en una sección diferente. Puedes crear un panel de Bandeja de entrada múltiple o «mover» correos electrónicos a una etiqueta diferente que denota una acción específica (como «Tareas pendientes» o «Seguimiento»).
9. Mientras esté trabajando en el correo electrónico, mantenga los nuevos fuera de la vista.
Es fácil distraerse con los nuevos correos electrónicos que llegan. Es como un microcosmos de la vida: las cosas nuevas y brillantes pueden llamar nuestra atención rápidamente y llevarnos a la tarea. Coloque los nuevos correos electrónicos en correos electrónicos dormidos si debe (una función que le permite posponer la posibilidad de leer nuevos correos electrónicos hasta un momento posterior a su designación) o incluirlos en correos electrónicos destacados (marcados como importantes para regresar más adelante).
10. Para encontrar un correo electrónico específico, búsquelo (en lugar de buscar en las etiquetas).
Martin dice que puede buscar por fecha, remitente, asunto (y más) y puede ser aún más específico con consultas como «has: attachment» o «older_than: 6m».
